ویژگی‌های سیستم‌های باز در حیطه سازمان

به گزارش کلام ماندگار، ما سازمان را به مثابه‌ی یک سیستم باز می‌بینیم؛ گویی جعبه‌ای که در آن یک ساختار هماهنگ و منظم وجود دارد که برای دست‌یابی به اهدافی در تلاشند و ورودی‌ها و خروجی‌هایی را هم خواهند داشت؛ ویژگی‌های یک سیستم باز در حیطه سازمان، عبارتند از:

* آگاهی از محیط: منظور آگاهی سیستم از روابط بین خود و محیطش است. مرزی وجود دارد که سیستم را از محیطش جدا می‌کند. تغییرات محیطی، کم و بیش بر سیستم تأثیر می‌گذارند و هیچ سیتمی نیست که هیچ تاثیری از محیطش نگیرد؛ همچنین تغییرات درون سیستم نیز محیط را متأثر می‌کند و هر سیستمی به‌نوبه‌ی خود، تاثیری ولو اندک روی محیط دارد. بدون وجود مرزی مشخص، سیستمی وجود نخواهد داشت؛ مرز یا مرزهای سیستم هستند که مشخص می‌کنند، سیستم‌ها در چه جایی واقع شده‌اند و سیستم‌های فرعی از کجا شروع و به کجا ختم می‌شوند؛ مرزها می‌توانند فیزیکی باشند، همچنین به‌صورت روان‌شناختی از طریق نمادهایی نظیر القاب، عناوین و لباس‌های هم‌شکل و شعائر مذهبی به‌وجود آیند.

* آنتروپی منفی: اصطلاح آنتروپی به گرایش سیستم به زوال (میل به فنا) یا فروپاشی اشاره دارد. یک سیستم بسته، چون انرژی و داده‌های جدیدی را از محیط خود دریافت نمی‌کند، به مرور زمان به ضعف می‌گراید؛ برعکس، یک سیستم باز، آنتروپی منفی دارد، لذا می‌تواند خود را تجدید قوا نموده و ساختارش را حفظ کند، از مرگ رهایی یابد و حتی رشد کند، زیرا توانایی ورود انرژی بیش از آنچه را که صرف تولید ستاده‌هایش می‌کند، داراست.

* تعادل بین فعالیت‌های نگهدارنده و انطباقی: سیستم‌های باز اغلب تطبیق دادن دو نوع فعالیت متضاد را دنبال می‌کنند. فعالیت‌های نگهدارنده اطمینان می‌دهد که سیستم‌های فرعی گوناگون با هم در تعامل هستند و اینکه کل سیستم با محیطش سازگاری دارد. در حقیقت، این نوع فعالیت‌ها از تغییرات سریع که ممکن است سیستم را از حالت تعادل خارج کند، جلوگیری می‌کنند؛ برعکس فعالیت‌های انطباقی از این جهت ضروری هستند که سیستم بتواند در طی زمان تغییرات در خواسته‌های داخلی و خارجی سیستم را جرح و تعدیل کند؛ لذا همان‌طور که فعالیت‌های نگهدارنده ثبات و صیانت وضعیت فعلی سیستم را از طریق خرید، تعمیرات و نگهداری ماشین‌آلات، استخدام و آموزش کارکنان و به‌کارگیری مکانیزم‌هایی نظیر تهیه و تدوین قوانین و مقررات حفظ می‌کنند، فعالیت‌های انطباقی بر تغییرات برنامه‌ریزی شده، تحقیقات بازار، تولید محصول جدید و نظایر این‌ها متمرکزند.

* همپایانی: مفهوم همپایانی می‌گوید که برای انجام یک کار، راه‌های متعددی وجود دارد. همپایانی بیان می‌دارد که یک سیستم می‌تواند از شرایط اولیه مختلف به‌وسیله راه‌های متعدد به یک هدف نهایی نائل آید. این امر بدین‌معناست که یک سیستم سازمانی می‌تواند با نهاده‌ها و فرآیندهای پردازش مختلف، اهدافش را محقق سازد.

* وضعیت ثبات: ورود انرژی به سیستم برای جلوگیری از آنتروپی، میزانی از ثبات در تبادل انرژی را موجب شده که این امر خود منجر به پایداری در سیستم می‌گردد؛ اگر چه جریان مداوم و پیوسته ورودی‌های جدید به داخل سیستم وجود دارد و جریان خروجی سیستم نیز حالت یکنواخت را داراست، ولی ویژگی تعادل سیستم همچنان به قوت خود باقی می‌ماند.

حرکت به سوی رشد و توسعه: ویژگی ثبات، توصیفی از سیستم‌های ساده یا سیستم‌های باز اولیه است؛ به مرور زمان که سیستم پیچیده‌تر شده و به‌سوی خنثی‌سازی آنتروپی حرکت می‌کند، سیستم‌های باز به‌سمت رشد و توسعه حرکت می‌کنند که این امر نقض ثبات سیستم محسوب نمی‌شود. سیستم‌های بزرگ و پیچیده، برای حصول اطمینان از بقای خود، به‌نحوی عمل می‌کنند که حاشیه ایمنی بیشتر از سطح فعلی موجود را به‌دست آورند. سیستم اصلی مستقیماً در اثر توسعه تغییر نمی‌کند، معمول‌ترین الگوی رشد، الگویی است که در آن فقط همان نوع چرخه یا همان نوع سیستم فرعی موجود در سیستم به‌وجود می‌آید و رشد می‌کند. کمیت سیستم تغییر می‌کند، در حالی که ممکن است کیفیت بدون تغییر باقی بماند.

* بازخورد: سیستم‌های باز به‌طور مداوم از محیط خود اطلاعات دریافت می‌کنند؛ این دریافت اطلاعات، سیستم‌ها را در جهت انطباق خود با شرایط کمک نموده و آن‌ها را در پیگیری اقدامات اصلاحی انحرافات حاصله از جریان از پیش تعیین شده، یاری می‌دهد؛ این دریافت اطلاعات محیطی را بازخور (بازخورد، پسخور، پسخورد یا فیدبک) گویند؛ یعنی فرآیندی که بخشی از خروجی‌های سازمان (ستاده‌ها) را به‌عنوان ورودی جدید (داده یا نهاده) به سازمان برگشت می‌دهد، تا ستاده‌های حاصل از سیستم را اصلاح کند.

* ویژگی دورانی: سیستم‌های باز، چرخه‌ای از حوادث هستند. ستاده‌های سیستم، امکاناتی را برای نهاده‌های جدیدی که چرخه سیستم را تکرار می‌کنند، فراهم می‌سازند. اگر چرخه سیستم می‌خواهد تداوم داشته باشد و حیات سازمان حفظ گردد، باید درآمد دریافتی از مشتریان شرکت، کفاف پرداخت به سهام‌داران، دستمزد کارکنان و بازپرداخت وام را داشته باشد.

توجه به این ویژگی‌ها می‌تواند برای درک بهتر سازمان که یک سیستم باز است، راهنما و کمک‌کننده باشد؛ مثلا اگر فردی درنظر بگیرد که سازمان، یک سیستم باز است و ورودی‌های مختلفی به آن وارد می‌شود که این ورودی‌ها می‌توانند عملکرد سازمان را تحت تاثیر خود قرار دهند، توقعات بیش از حد در مورد پایداری دائمی از سازمان را ندارد؛ یا مثلا اگر بداند که فیدبک برای بقای سازمان و نیل به پیشرفت و بهبود ضروری است، دیگر در برابر گزارش‌ها و نظارت و کنترل‌ها، مقاومت نمی‌کند.

به قلم: علیرضا محمودی‌فرد- محقق و مدرس دانشگاه‌ها