ساختار ادهوکراسی در سازمان

به گزارش کلام ماندگار، ادهوکراسی، یکی از انواع ساختارهاست؛ ساختار ادهوکراسی مناسبِ موارد موقتی، داینامیک، حساس، نیازمند انطباق، انعطاف‌پذیر، متغیر و گروه‌های حرفه‌ای قوی است؛ ساختار ماتریسی، حائز اهمیت است؛ همچنان که سازمان‌ها درگیر مسائل نوآوری، فعالیت‌های پیچیده و چالشی می‌شوند، لازم می‌شود که ساختارهای آن‌ها به‌سوی ساختارهای ادهوکراتیک و ماتریسی، گرایش پیدا کند.

ساختار ماتریسی، نوعی طرح ساختاری است که بر اساس آن، متخصصان دوایر وظیفه‌ای مختلف دعوت می‌شوند تا در یک یا چند گروه، تحت رهبری مدیران پروژه، فعالیت مشخصی را انجام دهند. ساختار ماتریسی، بُعد انعطاف‌پذیری را به صرفه‌جویی‌هایی که در اثر تخصصی شدن در بوروکراسی حاصل می‌شود، می‌افزاید؛ بُعد انعطاف‌پذیری که به‌وسیله استفاده از گروه‌های چند منظوره ایجاد می‌شود، ساختار ماتریسی را در مقوله ساختارهای نوع ادهوکراسی قرار می‌دهد.

مهم‌ترین ویژگی ساختاری سازمان ماتریسی، این است که مفهوم وحدت فرماندهی (یکی از مبانی بوروکراسی) را که بر اساس آن هر یک از کارکنان فقط یک رئیس داشته و فقط باید به یک رئیس گزارش دهند، نقض می‌کند؛ کارکنان در ساختار ماتریسی، دو رئیس دارند، یکی مدیر دایره یا بخش وظیفه‌ای و دیگری مدیر پروژه؛ باید به هر دو گزارش کار ارائه دهند.

ساختارهای ماتریسی در موسسات تبلیغاتی، صنایع فضایی، آزمایشگاه‌های تحقیق و توسعه، شرکت‌های ساختمان‌سازی، موسسات دولتی، دانشگاه‌ها، شرکت‌های مشاوره مدیریت و شرکت‌های سازنده وسایل سرگرمی، به‌کار گرفته می‌شود.

وجوه مشترک سازمان‌ها که می‌توانند منجر به به‌کارگیری ساختار ماتریسی در آن‌ها شوند، عبارتند از:

* فشارهای محیطی وارده از دو یا تعداد بیشتری از بخش‌های مهم و حساس به آن‌ها؛

* وابستگی متقابل بین دوایر؛

* صرفه‌جویی‌های ناشی از مقیاس در به‌کارگیری منابع داخلی.

طرح ماتریسی، برای تمرکز دوگانه بر وظایف (کارکردها) و محصولات، طراحی شده است. نقطه قوت ساختار ماتریسی، در این است که وقتی سازمان به فعالیت‌های متعدد و پیچیده اشتغال دارد، هماهنگی را تسهیل می‌کند. تماس مداوم و مستقیم بین متخصصان مختلف در ماتریس می‌تواند منجر به ارتباطات بهتر و انعطاف‌پذیری بیشتر شود؛ اطلاعات به‌سرعت در سراسر سازمان منتشر شده و افرادی که به آن نیاز دارند، بسیار سریع‌تر به آن دسترسی پیدا می‌کنند. ساختار ماتریسی، انواع بیماری‌های بوروکراسی را کاهش می‌دهد. در ساختار ماتریسی خطوط دوگانه اختیار، تمایل به حفظ کردن و برتر دانستن اهداف خود، در اعضای واحدهای مختلف را کاهش می‌دهد. ساختار ماتریسی، استفاده مؤثر از متخصصان را تسهیل می‌کند. طرح ماتریسی از طریق تجهیز سازمان به بهترین منابع و به‌کارگیری اثربخش‌ترین روش استفاده از منابع، صرفه‌جویی‌های ناشی از مقیاس را محقق می‌سازد.

دیگر مزیت‌های طرح ماتریسی عبارتند از:

* افزایش توانایی سازمان برای واکنش سریع نسبت به تغییرات محیطی؛

* ابزاری اثربخش برای توازن احتیاجات تکمیل پروژه و کنترل هزینه با نیاز سازمان به کارآیی اقتصادی و توسعه ظرفیت‌های فنی برای آینده.

* افزایش انگیزه از طریق ایجاد محیطی با هنجارهای آزادمنشانه که باب طبع افراد حرفه‌ای و عملی است.

معایب عمده طرح ماتریسی عبارتند از: اغتشاش و بی‌نظمی، میل به ایجاد تنازع قدرت و تأکید بر نحوه قرار گرفتن افراد در پست‌ها.

وقتی وحدت فرماندهی نقض می‌شود، ابهام به‌طور قابل توجهی افزایش یافته و غالبا ابهام، منجر به تعارض می‌شود.

گزارش دادن به بیش از یک رئیس، تعارض نقش را موجب شده و انتظارات مبهم، ابهام نقش را ایجاد می‌کند.

رضایت از قابلیت پیش‌بینی که در بوروکراسی وجود دارد، در طرح ساختاری ماتریسی جای خود را به عدم امنیت و فشار عصبی می‌دهد.

 

نگارنده: علیرضا محمودی‌فرد- محقق و مدرس دانشگاه‌ها