بررسی مراحل استقرار مدیریت یکپارچه منابع

به گزارش کلام ماندگار، مدیریت یکپارچه منابع (Enterprise Resource Planning) که آن را به‌اختصار به‌صورت ERP ذکر می‌کنند، یک سیستم نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای تجاری خود را از طریق یکپارچه‌سازی داده‌ها و فرآیندها، در سراسر سازمان خود، مدیریت کنند؛ ERP شامل طیف گسترده‌ای از فرآیندهای تجاری است، از جمله: حسابداری، مدیریت تولید، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت فروش و بازاریابی، مدیریت منابع انسانی و ….

استقرار ERP، یک فرآیند پیچیده است که شامل چند مرحله و زیرمرحله می‌شود؛ این مراحل معمولا به‌شرح زیر هستند:

1. آمادگی

اولین مرحله در استقرار ERP، آماده‌سازی است؛ در این مرحله، سازمان باید موارد زیر را انجام دهد:

* مشخص کردن نیازهای تجاری: سازمان باید مشخص کند که به چه سیستم ERP نیاز دارد؛ در واقع، این سیستم برای این سازمان، باید شامل چه خصوصیاتی باشد؛ این قضیه به‌صورت کلی شامل تعیین فرآیندهای تجاری که باید توسط سیستم ERP پشتیبانی شوند، داده‌هایی که باید ذخیره و مدیریت شوند و گزارش‌هایی که باید تولید شوند، است.

* انتخاب یک سیستم ERP: سازمان باید نیازسنجی کرده و یک سیستم ERP مناسب برای نیازهای خود انتخاب کند؛ این قضیه شامل بررسی ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختلف سیستم‌های ERP موجود است.

* ایجاد تیم استقرار: سازمان باید یک تیم استقرار تشکیل دهد که مسئول اجرای سیستم ERP باشد؛ این تیم معمولا شامل نمایندگانی از بخش‌های مختلف سازمان است؛ از جمله بخش IT، بخش مالی و بخش عملیات.

2. طراحی

در مرحله دوم که مرحله طراحی است، تیم استقرار باید سیستم ERP را برای نیازهای خاص سازمان، طراحی کند؛ این موضوع شامل موارد زیر است:

* طراحی فرآیندهای تجاری: تیم استقرار، باید فرآیندهای تجاری را که توسط سیستم ERP پشتیبانی می‌شوند، طراحی کند؛ این قضیه شامل تعیین نحوه تعامل فرآیندهای مختلف با یکدیگر است.

* طراحی پایگاه داده: تیم استقرار باید پایگاه داده‌ای را برای ذخیره داده‌های سازمان، طراحی کند؛ این موضوع شامل تعیین ساختار پایگاه داده و داده‌هایی که می‌بایست ذخیره شوند، است.

* طراحی گزارش‌ها: تیم استقرار باید گزارش‌هایی را که توسط سیستم ERP تولید شوند، طراحی کند؛ این شامل تعیین محتوا و قالب گزارش‌ها است.

3. اجرا

در مرحله اجرا، تیم استقرار، سیستم ERP را در سازمان، پیاده‌سازی می‌کند؛ این موضوع شامل موارد زیر است:

* استقرار سخت‌افزار و نرم‌افزار: تیم استقرار باید سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد نیاز برای اجرای سیستم ERP را نصب و پیکربندی کند.

* آموزش کاربران: تیم استقرار باید کاربران را در نحوه استفاده از سیستم ERP آموزش دهد.

* انتقال داده‌ها: تیم استقرار باید داده‌های سازمان را به سیستم ERP منتقل کند.

4. آزمایش

در مرحله آزمایش، تیم استقرار، سیستم ERP را آزمایش می‌کند تا اطمینان حاصل کند که به‌درستی کار می‌کند؛ این موضوع شامل موارد زیر است:

* آزمایش عملکرد: تیم استقرار باید عملکرد سیستم ERP را آزمایش کند، تا اطمینان حاصل کند که می‌تواند حجم کار مورد انتظار را مدیریت کند.

* آزمایش قابلیت اطمینان: تیم استقرار باید قابلیت اطمینان سیستم ERP را آزمایش کند، تا اطمینان یابد که در صورت خرابی، داده‌ها از بین نمی‌روند.

* آزمایش امنیت: تیم استقرار باید امنیت سیستم ERP را آزمایش کند، تا اطمینان حاصل کند که از داده‌های سازمان محافظت می‌کند.

5. راه‌اندازی

در مرحله راه‌اندازی، سیستم ERP برای استفاده توسط کاربران، عملیاتی می‌شود؛ این قضیه شامل موارد زیر است:

* راه‌اندازی تولید: تیم استقرار باید سیستم ERP را برای استفاده در محیط تولید، آماده کند.

* نظارت و پشتیبانی: تیم استقرار باید سیستم ERP را برای عملکرد صحیح، نظارت و پشتیبانی کند.

به‌طور کلی، استقرار ERP یک فرآیند پیچیده است که می‌تواند زمان و منابع زیادی را ببرد؛ سازمان‌ها باید قبل از شروع استقرار، تمام مراحل را به‌دقت، برنامه‌ریزی و بررسی کنند.

برخی از نکات کلیدی برای استقرار موفقیت‌آمیز ERP عبارتند از:

• مدیریت مشارکت: استقرار ERP یک فرآیند مشارکتی است که نیاز به مشارکت از سوی تمام بخش‌های سازمان دارد. سازمان باید یک تیم استقرار تشکیل دهد که نمایندگانی از بخش‌های مختلف را شامل شود.
• مدیریت تغییر: استقرار ERP می‌تواند تغییرات زیادی را در سازمان ایجاد کند. سازمان باید برنامه‌ای برای مدیریت تغییر داشته باشد تا اطمینان حاصل کند که کاربران با تغییرات جدید، سازگار می‌شوند.
• آزمایش دقیق: آزمایش دقیق سیستم ERP قبل از راه‌اندازی، ضروری است. سازمان باید یک برنامه آزمایشی جامع را توسعه دهد و تمام جنبه‌های سیستم ERP را آزمایش کند.

با پیروی از این نکات، سازمان‌ها می‌توانند شانس موفقیت خود را در استقرار ERP افزایش دهند و بدین‌ترتیب فرآیندهای آنان، بهتر انجام شود.

نویسنده: علیرضا محمودی‌فرد- محقق و مدرس دانشگاه‌ها